Réglement intérieur

(modifié après l'Assemblée Générale du 19-11-2008)

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE

  • L’Assemblée Générale ordinaire est convoquée par le Bureau au moins une fois par an ou à la demande de la moitié au moins de ses membres. Elle devra être convoquée, un mois avant la date retenue, selon les règles suivantes :
  • Les convocations sont faites par courrier postal ou électronique individuel indiquant l’ordre du jour, le lieu et l’heure de la réunion. L’ordre du jour est arrêté par le Conseil d’Administration. L’Assemblée Générale est présidée par le Président, le Vice-Président et/ou le Secrétaire Général et/ou le Secrétaire Général Adjoint du Conseil d’Administration. -Les décisions seront adoptées à la majorité simple des présents ou représentés.
  • Pour le vote en Assemblée Générale, le vote par procuration est limité à trois procurations par membre.
  • L’ordre du jour doit comporter entre autres : -Les questions prévues par le Conseil d’Administration.
  • Les questions posées par écrit par tout membre 36 jours au moins avant l’Assemblée Générale.
  • Un rapport moral et d’activité. -Un rapport financier pour en recevoir quitus. -La fixation du montant de la cotisation. -La désignation de vérificateurs financiers -Le renouvellement éventuel des membres du Conseil d’Administration.

 

ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE

Une Assemblée Générale Extraordinaire doit être convoquée dans les cas prévus à l’article 17 des statuts (modifications statutaires, dissolution, fusion).

  • L’Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée par le Bureau ou à la demande de la moitié au moins de ses membres. Elle devra être convoquée, un mois avant la date retenue, selon les règles suivantes :
    • pour pouvoir délibérer valablement, il est requis un quorum fixé aux deux tiers des membres de l’association à jour de leur cotisation présents ou représentés. Les décisions seront adoptées à la majorité qualifiée des deux tiers des membres présents ou représentés à l’assemblée générale extraordinaire.
    • les convocations sont faites par courrier postal ou électronique individuel indiquant l’ordre du jour, le lieu et l’heure de la réunion. L’ordre du jour est arrêté par le Conseil d’Administration. L’Assemblée Générale Extraordinaire est présidée par le Président, le Vice-Président et/ou le Secrétaire Général et/ou le Secrétaire Général Adjoint du Conseil d’Administration.
  • Pour le vote en Assemblée Générale Extraordinaire, le vote par procuration est limité à trois procurations par membre.
  • Pour le cas où les conditions de quorum ne seraient pas remplies, une deuxième Assemblée Générale Extraordinaire sans limitation de quorum devra être convoquée dans un délai d’un mois. Au cours de cette deuxième Assemblée Générale Extraordinaire, les décisions seront adoptées à la majorité simple des présents ou représentés.

 

ADMISSION DES MEMBRES

Est membre toute personne conforme aux critères statutaires qui en fait la demande et qui règle sa cotisation. Son adhésion est prise en considération dès la première Assemblée Générale qui suit le règlement de sa cotisation. Il est ensuite mentionné sur l’annuaire de la Société.
 

RADIATION

Les cotisations non réglées trois mois après une Assemblée Générale peuvent faire l’objet d’un rappel. Un mois avant l’Assemblée Générale suivante, les membres qui ne remplissent pas cette condition peuvent être proposés pour la radiation.
 

CONSEIL D’ADMINISTRATION

  • Conformément aux statuts, le Conseil d’Administration se réunit sur convocation du Secrétaire Général adressée nominativement par courrier postal ou électronique au moins 10 jours à l’avance. La présence de la moitié, au moins, des membres du Conseil d’Administration est nécessaire pour la validité des délibérations. Chaque membre ne peut être porteur que d’une procuration.
  • Les décisions sont prises à la majorité des membres présents : en cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Les délibérations doivent faire l’objet d’un procès-verbal signé par le Président, consigné au registre spécial obligatoire et accessible à tous les membres de l’association.
  • Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire ou autoriser tous actes ou opérations permis à l’association et qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale. Il convoque les membres de l’association pour les séances scientifiques. Il organise les élections pour le renouvellement du Conseil d’Administration. Afin d’assurer le respect de la pluridisciplinarité du Conseil telle que définie à l’article 10 des statuts, le Conseil d’Administration prendra toutes mesures utiles pour éviter qu’une discipline ne soit représentée par plus d’un quart des membres du Conseil. Il autorise la prise à bail, la location ou l’achat de locaux nécessaires aux besoins de l’association dont il assure la réparation ou l’entretien. Il nomme et révoque les employés dont il aurait besoin. Il fixe leur traitement et engage les dépenses nécessitées par le fonctionnement général de l’association. Il établit le règlement intérieur qui devra être approuvé par l’Assemblée Générale.
  • Le Président, ou à défaut le Vice-Président, représente l’association en justice et dans tous les actes de la vie civile. Ils doivent jouir du plein exercice de leurs droits civils.
  • Le Conseil d’Administration concrétise les objectifs définis à l’article 2 en désignant selon les besoins : -Des rapporteurs chargés d’étudier un problème particulier, seuls ou en collaboration avec des collègues qu’ils proposent et cooptés par le Conseil d’Administration. -Des délégués presse, Ministères, etc... -Des commissions chargées d’organiser des réunions d’ordre technique, pédagogique ou de recherche.
  • Le Conseil d’Administration a la charge de l’organisation de toutes les activités entreprises sous l’égide de la société.
  • Le Bureau pourra déléguer une partie de ses charges à des membres reconnus pour leur compétence. Il pourra se faire assister par un Comité Scientifique et un Comité d’Organisation.
  • Elections du Conseil d'Administration : lorsque les deux derniers candidats élus de la liste sont ex-aequo, il est procédé à un tirage au sort pour nommer le candidat retenu.
  • En cas de vacance d'un siège au Conseil d'Administration, l'administrateur sortant est remplacé par l'un des candidats non élu aux dernières élections dans l'ordre décroissant des voix obtenues.

 

COMMISSIONS

Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres un responsable qui lui rend compte des travaux de chaque commission. Le Président, ou un membre du Bureau qui le représente, est membre de droit de chaque commission.
 

COMITES

Le mode de fonctionnement et les modalités de désignation des membres des comités pédagogique et scientifique sont déterminés par le Conseil d'Administration jusqu’à la fin du mandat du Conseil d'Administration en exercice.
 

ATELIER THEMATIQUE SPECIFIQUE (ATS) - GROUPE DE PROJET SPECIFIQUE (GPS)

  • La Société Française d’Etude et de Traitement de la Douleur encourage la promotion de la recherche et de la pratique clinique d’un domaine particulier de la douleur. Cette approche doit s’efforcer d’être multidisciplinaire.
    • Lors de son congrès annuel seront organisés des ateliers thématiques spécifiques (ATS). L’objectif de ces ATS consiste en l’organisation d’une séance autour d’une thématique spécifique. Un appel à proposition sera soumis aux membres de la Société Française d’Etude et de Traitement de la Douleur en même temps que l’appel à communications libres. Le responsable de la séance devra être membre de la Société Française
    • d’Etude et de Traitement de la Douleur et avoir une compétence reconnue dans la thématique. Les conférenciers devront s’efforcer d’être de discipline et d’appartenance institutionnelle différentes. Le thème de l’ATS devra, dans la mesure du possible, être en rapport avec la thématique de la séance plénière du congrès. Les propositions d’ATS seront soumises au comité scientifique du congrès. Le programme et le responsable devront être agréés par le Conseil d’Administration, sur proposition du comité scientifique. Les frais inhérents à l’organisation de cette séance seront inclus dans les frais du congrès selon les modalités fixées par le Conseil d’Administration.
  • La Société Française d’Etude et de Traitement de la Douleur encourage la création de GPS (groupes de projets spécifiques) dans le but d’élaborer des projets de recherche clinique, fondamentale, pédagogique et autres sur une thématique spécifique. Ce projet sera soumis au Conseil d’Administration qui fixera chaque année les modalités d’éligibilité. La Société Française d’Etude et de Traitement de la Douleur ne peut être promoteur d’un projet de recherche au sens de la loi Huriet. Le GPS sera limité dans le temps, devra comporter un projet scientifique et une proposition de budget. Le responsable du projet devra être membre titulaire de la Société Française d’Etude et de Traitement de la Douleur et avoir une compétence reconnue dans la thématique retenue. Il serait souhaitable que les participants au projet de recherche devront être membres de la Société Française d’Etude et de Traitement de la Douleur et dans la mesure du possible être de discipline et d’appartenance institutionnelle différentes. Le Conseil d’Administration soumettra le projet à deux rapporteurs ayant une compétence scientifique reconnue dans la thématique retenue. Le Conseil d’Administration fixera les conditions de sa participation financière à la réalisation de ce projet. Toutes diffusions, quelles qu’en soient les modalités, devront faire l’objet de la mention de ce soutien.

 

CONFLITS D'INTÉRÊT

Code de bonne conduite et principes de déclaration des conflits d’intérêt des membres du Bureau ou du Conseil d’Administration de la SFETD (from EFIC May 2005)

La qualité de membre du Bureau ou du Conseil d’Administration de la SFETD est un privilège qui implique la double responsabilité de soutenir et de guider les professionnels de santé et de protéger les personnes douloureuses. Afin que tous puissent avoir toute confiance à l’égard de l’efficacité et de l’impartialité du Bureau ou du Conseil d’Administration de la SFETD, chaque membre s’engage :

  • à se rendre disponible pour travailler au sein du Conseil et de tous les comités et groupes de travail dans lesquels il a été élu ou désigné,
  • à ne pas chercher à influencer personnellement aucune décision en faveur de quelque entreprise commerciale ou quelque association , qu’elles soient médicale ou autre,
  • à éviter de s’engager dans quelque obligation que ce soit à l’égard de tout individu ou organisation qui pourrait affecter leur liberté d’agir de manière impartiale et objective en leur qualité de membre du Bureau ou du Conseil d’Administration de la SFETD,
  • à déclarer toute prise d’intérêt particulière ou connaissance privilégiée au cours de l’activité au sein de l’association, et/ou de prendre toute précaution pour éviter que quelque prise d’intérêt ou connaissance puisse aboutir à un conflit d’intérêt,
  • à accomplir sa mission sans rechercher aucun avantage ou profit personnel,
  • à éviter toute discrimination basée sur la race, le handicap, le style de vie, la culture, les croyances, la couleur, le genre, la sexualité ou l’âge,
  • à agir en toute transparence en ce qui concerne toute discussion ou action auxquelles ils participent en leur qualité de membre du Bureau ou du Conseil d’Administration de la SFETD,et à ne pratiquer de rétention d’information que lorsque le principe de confidentialité l’exige impérieusement,
  • à respecter la confidentialité des informations dont ils ont eu connaissance en leur qualité de membre du Bureau ou du Conseil d’Administration de la SFETD dès lors qu’elle ont été identifiées comme confidentielles,
  • à faire clairement la distinction lorsqu’il est appelé à s’exprimer oralement ou par écrit entre ses opinions personnelles et celles du en leur qualité de membre du Bureau ou du Conseil d’Administration de la SFETD,
  • à soutenir l’application des principes ci-dessus tant dans leurs pratiques de dirigeant que dans leurs actions personnelles.
     

Déclaration Les conflits d’intérêt sont déclarés par chaque membre du CA lors de sa prise de fonction. Cette déclaration est renouvelée au début de chaque année. Elle sera inscrite sur un registre spécifique. Le principe de déclaration des conflits d’intérêt s’applique à toute personne qui serait chargée d’une mission par le CA, pour les candidats aux élections, pour les présentateurs de communication orales.